Em gái của ông Hoàng Ngọc Quý kết hôn, đăng ký khai sinh cho con tại tỉnh Lạng Sơn. Nay gia đình chuyển về tỉnh Bắc Kạn, khi thực hiện các thủ tục hành chính lại phải đến nơi đăng ký khai sinh ban đầu của con để thực hiện. Ông Quý hỏi, em gái ông muốn đăng ký lại khai sinh cho con tại tỉnh Bắc Kạn có được không?
Về vấn đề này, Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng luật sư Khánh Hưng - Đoàn luật sư Hà Nội trả lời như sau:
Hiện nay, một số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã như xác nhận, chứng thực… được thực hiện ở địa phương nơi cư trú, đăng ký hộ khẩu thường trú. Trường hợp em gái của ông Hoàng Ngọc Quý trước đây kết hôn, đăng ký khai sinh cho con tại tỉnh Lạng Sơn, nay gia đình chuyển về Bắc Kạn cư trú, khi thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã có liên quan đến con thì đến UBND cấp xã nơi cư trú, đăng ký thường trú, không phải đến nơi đăng ký khai sinh ban đầu của con tại tỉnh Lạng Sơn để thực hiện (trừ trường hợp mất bản chính Giấy khai sinh, yêu cầu cấp bản sao từ Sổ đăng ký khai sinh tại nơi đăng ký khai sinh ban đầu).
Việc đăng ký lại khai sinh
Theo quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ, điều kiện đăng ký lại khai sinh như sau: Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 1/1/2016 nhưng Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất thì được đăng ký lại.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại. Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Thẩm quyền và hồ sơ đăng ký lại khai sinh
Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh là UBND xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp, hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:
Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó, như: Bản sao Giấy khai sinh (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh).
Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có bản sao Giấy khai sinh hợp lệ, để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh cần có các giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận, chứng chỉ, học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân; giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký lại khai sinh thì việc đăng ký lại khai sinh không có giá trị pháp lý.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ nêu trên, còn phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh.
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.
Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.
Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
Cụ thể vấn đề ông Hoàng Ngọc Quý hỏi, khi em gái ông Quý thực hiện các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã như xác nhận, chứng thực… cho con thì đến UBND cấp xã nơi cư trú, đăng ký thường trú tại tỉnh Bắc Kạn, không phải đến nơi đăng ký khai sinh ban đầu của con tại tỉnh Lạng Sơn để thực hiện (trừ trường hợp mất bản chính Giấy khai sinh, yêu cầu cấp bản sao từ Sổ đăng ký khai sinh tại nơi đăng ký khai sinh ban đầu).
Trường hợp mất, không còn lưu giữ bản chính Giấy khai sinh của con, thì em gái ông Quý có thể yêu cầu UBND xã nơi đã đăng ký khai sinh cho con trước đây (ở tỉnh Lạng Sơn) hoặc UBND cấp xã nơi thường trú hiện nay (ở tỉnh Bắc Kạn) thực hiện đăng ký lại khai sinh.
Luật sư Trần Văn Toàn
VPLS Khánh Hưng, Đoàn luật sư Hà Nội
.