Nghị định 119/2018/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 1/11/2018) quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
Công ty cổ phần Angel Việt Nam có 100% vốn đầu tư Hàn Quốc, chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm chăm sóc em bé. Công ty bán hàng và phân phối hàng hóa đến tất cả khách hàng trên phạm vi toàn quốc.
Khi bán hàng, Công ty thực hiện xuất hóa đơn bằng hình thức hóa đơn điện tử và giao hàng cho khách hàng thông qua các công ty vận tải. Số lượng hóa đơn công ty xuất hàng tháng khoảng 2.500 tờ.
Để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi vận chuyển, Công ty phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, sau đó ký tên người chuyển đổi và đóng dấu để gửi kèm theo hàng hóa.
Hiện nay, trong quá trình hội nhập và phát triển, việc các doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử đang ngày càng phổ biến vì giúp doanh nghiệp hạn chế việc mất, cháy, hỏng hóa đơn, không tốn diện tích lưu trữ hóa đơn, tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, vẫn còn vấn đề bất cập của việc sử dụng hóa đơn điện tử là chưa có sự liên kết giữa các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan, khi kiểm tra các cơ quan chưa truy cập được vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc của doanh nghiệp để tra cứu hóa đơn điện tử để phục vụ yêu cầu quản lý.
Qua Hệ thống Tiếp nhận, trả lời kiến nghị của doanh nghiệp, Công ty cổ phần Angel Việt Nam đề nghị các cơ quan có thẩm quyền liên quan có sự liên kết với nhau để khi cần kiểm tra các cơ quan có thể truy cập được vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc của doanh nghiệp để tra cứu hóa đơn điện tử mà không cần yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.
Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:
Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy:
“1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi”.
Tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường như sau:
“1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:
a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;
b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp”.
Căn cứ quy định trên, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Về kiến nghị của Công ty cổ phần Angel Việt Nam về hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, Bộ Tài chính đã tổng hợp, báo cáo và ngày 12/9/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Tại Khoản 1, Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định việc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, theo đó khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Hiện nay, Tổng cục Thuế đang triển khai, xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 nêu trên.
Công ty cổ phần Angel Việt Nam thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo các văn bản hướng dẫn và theo thông báo của cơ quan thuế.